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La intención en este artículo es definir en qué casos usar un RPA y en qué casos utilizar un BPM o DPA que, para este artículo, vamos a considerar herramientas análogas sin entrar en las diferencias que existen entre DPA (Digital Process Automation) y BPM (Business Process Management).
Hoy en día el RPA tiene sentido cuando hablamos de procesos simples, con un alto volumen de transacciones repetitivas y un tipo de proceso en el que no es necesaria la participación humana. Esto último quiere decir que no hay un proceso de decisión en la propia transacción que pueda condicionar la misma, o que ese proceso de decisión es muy sencillo.
Teniendo en cuenta lo anterior, es una buena idea plantear el uso de un RPA cuando queremos:
Para elegir un RPA, sugiero seguir la Regla del 5, propuesta por el analista de Forrester, Craig Le Clair en su informe "Use the Rule of Five to Find the Right RPA Process". La regla del 5 consiste en 3 simples reglas basadas en el número 5.
a) No más de 5 decisiones por robot. Los RPA no tienen entre sus funciones una gestión de reglas de decisión efectiva. Habitualmente es necesario codificar las mismas en cada uno de los robots y, en caso de cambio en la regla, es necesario reprogramar cada uno. Por lo tanto, es mejor no programar las decisiones en el robot sino en otro sistema que pueda conectar con el mismo.
b) No más de 5 aplicaciones conectadas. El RPA no conecta con las otras aplicaciones vía API; el RPA imita el comportamiento de un humano frente a un formulario. Ésta es la ventaja del RPA, pero esta ventaja le hace tremendamente sensible a los cambios en otras aplicaciones u otros formularios, y los formularios y las aplicaciones cambian, con total seguridad.
c) No más de 500 clics. Las pulsaciones del teclado, los clics y los movimientos del ratón son clave en la automatización del RPA. Mantener una automatización donde sea necesario más de 500 clics significa que la tarea no está bien estructurada. Por esto es ideal mantener los clics por debajo de 500. En caso de necesitar más, sería bueno analizar la tarea en concreto y valorar otro tipo de herramientas para esa automatización no bien estructurada.
En el caso de un BPM, o DPA en esta casuística, éste permite la automatización de procesos, en muchos casos con poco código, y en algunos casos sin código. Una herramienta BPM tiene como misión el orquestar los diferentes procesos de la empresa automatizando tanto las tareas automáticas; bien mediante el uso de integraciones con los otros sistemas, o bien mediante la integración con otras herramientas, como podría ser un RPA; y aquellas otras tareas en las que es necesaria la participación de un ser humano. Esta automatización, además, debe aportar al usuario de negocio la información necesaria para la toma de decisiones, desde un nivel macro, con información tipo "procesamiento de eventos complejos" (CEP por sus siglas en inglés Complex Event Processing) o "monitorización de la actividad de negocio" (BAM por sus siglas en inglés Business Activity Monitoring) y permitir a los usuarios de negocio la mejora continua de los procesos de negocio de una forma rápida y ágil, sin necesidad de implicación, o con muy poca, de los departamentos de TI.
Implementar un BPM tiene sentido cuando hablamos de automatización de procesos en los que participan tanto personas como máquinas, y en el que hay una toma de decisión y un flujo de trabajo en función de las decisiones del propio proceso. El BPM permite la automatización de procesos de alto valor para la empresa y de alto volumen, pero no necesariamente implica transacciones repetitivas ni de nula participación humana.
Además, el BPM permite la rápida adaptación de los procesos de la empresa con mínima participación del departamento de TI, permitiendo la superación de la clásica división entre la línea de negocio y la encargada del desarrollo e implementación de la tecnología. Siendo además los procesos de negocio transversales por definición, permite romper los silos existentes en cualquier organización de determinado tamaño.
AuraPortal, clasificado por los analistas de Gartner como un "Intelligent Business Process Suite" (iBPMS) y evaluado por Forrester en diferentes ocasiones, tanto como "Digital Process Automation" "Low-Code Platform" o "Rapid APP Delivery", permite la automatización de procesos incorporando análisis para ayudar a la toma de decisiones y mecanismos automáticos propios para tomar decisiones en función de los eventos ocurridos durante el proceso. Incorporamos, además, la posibilidad de conectar cualquier plataforma RPA para la ejecución de tareas repetitivas sin necesidad de intervención humana, permitiendo la automatización end-to-end del proceso de negocio y generando un ahorro de tiempo y rapidez en la ejecución de las tareas de hasta el 1.000 %.
